Jak ogarnąć chaos z dokumentami?
Chyba każdy, kto pracuje w biurze ma do czynienia z dużą ilością dokumentów. Segregujemy je, układamy, ale czasami i tak czegoś nie można znaleźć. Nawet jeśli używany segregatorów w różnych kolorach, aby łatwiej nam było poruszać się w dokumentach.
Ile osób, tyle sposobów na wprowadzenie systemów oznakowania. Jednym z takich sposobów są naklejki poliuretanowe, które naklejamy na segregator. Jednak nie wystarczy, że będą to po prostu naklejki. Muszą to być naklejki kolorowe. Wtedy każdy kolor oznacza inny rodzaj dokumentów. Może także oznaczać jakiś okres, którego dane akta dotyczą. Kolor może być także powiązany z rodzajem sprawy, klienta, przypadku, którego dotyczą. Oczywiście, jeżeli sami dla siebie wprowadzamy takie oznakowanie, nie będziemy mieli większych problemów z zapamiętaniem tego, czego, który kolor dotyczy. Natomiast jeżeli wprowadzamy takie oznakowanie dla większej ilości osób, powinniśmy stworzyć legendę. W takiej legendzie każdy kolor musi być opisany.
Takie oznakowanie kolorami z pewnością ułatwi pracę w każdym biurze. Nie będzie trzeba tracić czasu na przeglądanie segregatorów czy przekładanie papierów. Oczywiście bardzo ważną kwestią jest, aby stosować się do takiego systemu pracy. Należy wtedy bezwzględnie przestrzegać, które kolory były ustalone dla jakich rodzajów dokumentów. Nieprzestrzeganie ustaleń może wprowadzić duże zamieszanie oraz niepotrzebny bałagan.
